Năm thói quen làm việc hiệu quả

Trong khi bị bao vây bởi cả trăm sinh viên sau buổi nói chuyện ở Hà Nội, để "thoát thân", tôi phải hứa với một bạn là sẽ chia sẻ 5 thói quen làm việc hiệu quả nhất của tôi trong 20 năm qua.

Suy nghĩ lại, tôi thấy một thói quen cần hơn cả 5 thói quen dưới đây là tập nói "Không", vì nếu không, vợ con sẽ mắng mỏ, thân thế sẽ la rầy và ngày nghỉ lễ trên bãi biển thơ mộng sẽ trở thành một ngày ngồi trước máy tính. Nhưng dù sao, lời hứa vẫn phải được thực hiện.

Viết ra điều phải làm

Mỗi sáng, việc đầu tiên sau khi tập thể dục là tôi tìm một chỗ vắng, với cuốn sổ và ly cà phê, viết ra 10 điều tôi dự định sẽ làm trong ngày (Things To Do). Bắt đầu bằng những việc quan trọng trước và những việc đã ghi nhớ trong các ngày qua mà chưa hoàn tất. Tất cả chỉ mất 15 phút.

Mỗi thứ hai đầu tuần, tôi kiểm lại hiệu quả những việc đã làm và chưa làm trong tuần. Mỗi ngày đầu tháng và mỗi ngày đầu năm, tôi cũng tiến hành quy trình tương tự.

15 phút mỗi ngày và 15 phút mỗi tuần, cộng với 30 phút mỗi tháng và 2 giờ mỗi năm khiến tôi mất cả thảy 111 giờ hay 5 ngày. Tuy nhiên, tôi đã tiết kiệm được không biết bao nhiêu thì giờ khỏi chạy loanh quanh vì lạc hướng, vì quên hay vì bị những thứ không đâu khác quấy nhiễu.

Suy nghĩ, nói và làm chậm rãi

Hồi trẻ tôi có thói quen phản ứng rất nhanh, từ lời nói đến việc làm, đôi khi không kịp suy nghĩ. Do đó, tôi phạm nhiều lỗi lầm ngu xuẩn, nhất là khi đối phó với "cáo già" trường đời. Tôi đã lầm khi cho rằng, sự nhanh nhảu của tôi minh chứng một kỹ năng siêu đẳng và làm người đối diện thán phục. Đôi khi, tôi hứa hẹn quá khả năng thực hiện. Nhiều lần, tôi quên mục đích tối thượng của mình trong phi vụ. Bây giờ, tôi không bao giờ trả lời một đề nghị làm ăn gì trước 10 ngày. Tôi muốn tôi và nhân viên suy nghĩ thật kỹ và khảo cứu thấu đáo nhiều khía cạnh. Khi trả lời, tôi có sẵn nhiều lối thoát (escape clauses) để phòng vệ khi phi vụ không đi theo hướng mong muốn. Sau cùng, tôi cố ý thi hành chậm rãi mọi điều khoản để nhận rõ những lỗ hổng và có thì giờ điều chỉnh. Nhiều bạn làm ăn thường tiếp thị dự án hay công ty thuộc loại "cơ hội ngàn năm có một". Tôi thấy các "cơ hội ngàn năm" này gõ cửa mỗi ngày khắp nơi.

Ðã làm thì đừng sợ

Khi đã quyết định bắt tay làm, hãy chăm chú vào việc hoàn tất phi vụ. Luôn luôn thực tế nhìn nhận định là thách thức và khó khăn sẽ đến từng giờ, từng ngày. Đây không phải là lúc than thân trách phận hay tìm cách đổ lỗi cho người khác. Mình hoàn toàn chịu trách nhiệm phần việc của mình và sẵn sàng trả giá cho mọi sai lầm, thất thoát. Nhìn thẳng vào mục tiêu và không sợ sệt trước bất cứ áp lực gì. Mở rộng trí óc để đón nhận đề nghị và phê bình, nhưng không bao giờ "nhận rác" từ kẻ đối nghịch hay ganh tị.

Bình tâm với kết quả hàng ngày. Sáng tạo cùng đội ngũ để tìm giải pháp, không phải để "bới lông tìm vết". Say sưa với những khám phá mới, học hỏi mới và quan hệ mới. Vui vẻ và lạc quan trong mọi hoàn cảnh, dù thực tại có khó khăn đến đâu. Nhưng cũng đừng bay cao quá mà hoang tưởng vô lối. Thua keo này, bày keo khác. Tiếp tục đi. Dù trong lòng có sợ cũng phải tự nhủ mình "can đảm". Tự kỷ ám thị là một phương thuốc hữu hiệu để giữ được tầm nhìn tích cực. Hollywood có câu: "Đừng bao giờ để bọn chúng thấy mình đang đổ mồ hôi lạnh". Phải lì lợm thôi.

Giữ lời hứa

Trong bậc thang giá trị về đạo đức kinh doanh, giữ lời hứa là định chuẩn cao nhất. Từ chuyện nhỏ đến chuyện lớn, lời hứa là một "bản vị" quan trọng hơn tiền bạc nên tôi tiêu xài rất dè sẻn. Khi tôi lập một cuộc hẹn với bất cứ ai, dù với một nhân viên, tôi cố gắng đến đúng giờ. Nếu có một sự cố gì đó, tôi luôn điện thoại trước 10 phút để thông báo và xin lỗi.

Với những chuyện lớn hơn, trong các dự án làm ăn với đối tác, tôi luôn nói rõ những điều tôi không có khả năng thực hiện, trước khi "gáy" về năng lực của mình. Minh bạch giúp rất nhiều trong việc giữ lời hứa, vì đối tác của tôi sẽ không có những mong đợi ngoài tầm tay.

Quan trọng nhất là chuyện tiền bạc. Hai mươi năm qua, tôi không vay mượn một đồng nào, kể cả tiền ứng trước của các thẻ tín dụng. Việc kiếm tiền để trả lãi suất đúng hẹn là một thách thức thực sự cam go, nhất là trong thời buổi khủng hoảng kinh tế. Do đó, dù phải chịu thua thiệt khi bán cổ phiếu thay vì trái phiếu, tôi vẫn hoan hỉ chấp nhận vì không muốn làm "mất uy" lời hứa của mình. Đặt OPM (tiền người khác) ở vị trí ưu tiên hơn tiền của mình là cách hay nhất để người ngoài tiếp tục tin cậy và làm ăn với mình.

Giữ niềm tin

Khổng Tử từng nói "vi nhân nan" (làm người khó). Tôi nghĩ: kiếm tiền cũng khó không kém. Dĩ nhiên, sẽ có người có chức quyền nói, kiếm tiền dễ ẹt. Nhưng ngay cả họ cũng thường xuyên phải đối diện với khó khăn và tuyệt vọng. Chỉ có niềm tin mới giúp cân bằng tình thế và tiếp tục giữ lửa cho hành trình. Tôi luôn cho rằng, tài sản mềm quý giá nhất của xã hội, của quốc gia, của công ty, của cá nhân là niềm tin. Ngoài sự đam mê để tìm cái vui, cái thú vị cho mọi việc lớn nhỏ, chúng ta cần niềm tin vào sự thành công sau cùng của dự án, của lý tưởng hay của định mệnh. Thua cuộc chỉ là tình trạng tạm thời, bỏ cuộc biến nó thành thất bại. Còn niềm tin thì chưa bỏ cuộc.

Quan trọng như vậy, nên niềm tin không thể được tạo dựng hời hợt mà phải trải qua thử thách, thí nghiệm, khảo sát và sàng lọc. Không phải vì thầy cô, cha mẹ nhồi vào đầu óc từ bé, xã hội, bạn bè chung quanh lặp đi lặp lại mà hình thành niềm tin. Thay vào đó, cần không ngừng đặt câu hỏi. Đó là nhắc nhở gối đầu giường của tôi, từ chuyện lớn đến chuyện nhỏ. Khi người bán hàng nhanh nhẩu nói "tin tôi đi", tôi thấy nhiều lý do để… chạy và không nhìn lại.

Theo DDDN
Tác giả: Alan Phan​